Uusi etätyössä? Nämä työkalut helpottavat siirtymistäsi kotoa työskentelemiseen

Shutterstock.

Koronavirusepidemian jatkuessa (jopa esiintyy uutishuoneissa ), organisaatiot pyytävät työntekijöitä työskentelemään kotoa aina kun mahdollista.

Joillekin tämä voi tarkoittaa aukkojen löytämistä työkalupinoissa. Tätä silmällä pitäen olemme koonneet luettelon työkaluista, jotka voivat auttaa sinua vastaamaan erilaisiin tarpeisiin, joita tiimilläsi voi olla, jotta voit pysyä yhteydessä ja olla tehokas työssä.

Täydellistä luetteloa on lähes mahdotonta koota, kun otetaan huomioon uusien tuotteiden lanseerauksen tai sulkemisen nopeus, mutta nämä ovat joitain yleisimmistä uutishuoneiden käyttämistä työkaluista. Olemme myös pyrkineet työkaluihin, joiden käyttöönotto ja käytettävyys on yksinkertaisempi, sen sijaan, että olisimme jakaneet monimutkaisia ​​työkaluja, joita ei ole helppo ottaa käyttöön. Olemme sisällyttäneet tietoja hinnoittelusta, mutta tarkat tiedot kannattaa tarkistaa alustojen verkkosivustoilta, koska ne voivat vaihdella organisaatiosi koosta ja tarpeista riippuen. Muista, että yritykselläsi voi olla käytäntöjä siitä, mitä työkalujen versioita voit käyttää tietoturvarajoitusten vuoksi.

Nämä työkalut on järjestetty kolmen yleisen työkalutarpeen mukaan, jotka useimmat organisaatiot jakavat: viestintä, dokumentointi ja projektinhallinta.

Muista, että käyttämäsi työkalut eivät saa olla monimutkaisempia kuin tehtävä, jonka yrität suorittaa. Valitse mikä sopii parhaiten sinun ja tiimisi työnkulkuun ja työtyyliin.

Jotta kasvotusten kommunikointi onnistuisi, on tärkeää luoda selkeä käsitys viestintäalustallesi asetetuista odotuksista.

Hyväksy viestinnän asynkroninen luonne viestintäalustojen välillä. Järjestä keskustelusi kanaviin tai chateihin, jotta tiedoista ei tule ylivoimaisia ​​tai vaikeasti löydettäviä. Käytä aikaa ilmoitusasetusten kalibrointiin löytääksesi oikean tasapainon tietoisen ja ylikuormituksen välillä. Käytä aikatauluja ja tiloja saatavuuden määrittämiseen.

Google Hangouts - videoneuvottelu

Googlen videoneuvottelutuote Hangouts Meet tarjoaa helppokäyttöisen käyttöliittymän virtuaalisiin kokouksiin, näytön jakamiseen ja chattiin. Jos sinä tai organisaatiosi käytät jo G Suitea, voit käyttää G Suiten edistyneitä yritystason ominaisuuksia ilmaiseksi 1. heinäkuuta asti. Näin saat videoita ja kokouksia jopa 250 hengelle.

Jos olet täysin tottunut käyttämään G Suitea sähköpostiin (Gmail) ja kalenteriin (Google Kalenteri), Google Hangouts Meetin käyttäminen on melko yksinkertaista. Google-kalenteri luo automaattisesti Meet-puhelun jokaisen lähettämäsi kalenterikutsun kanssa, ja kaikki kutsuun osallistuvat voivat käyttää puhelua. Kun olet puhelun sisällä, käyttöliittymä on suoraviivainen chattailuun ja näytön jakamiseen. Jos hallinnoit henkilökohtaista G Suite ‑tiliä ja työ G Suite ‑tiliä, oikean tilin valitseminen aina voi olla vaikeaa.

Hinnoittelu
Jos sinulla on Gmail-tili, sinulla on ilmainen Google Hangouts Meet -versio, joka tuo sinulle 25 osallistujaa puhelua kohden.

löysä – asynkroninen viestintä

Slack on omaksunut laajalti, monet rakastaneet ja vihaavat. Ydintoiminnot pyörivät monikanavaisten, kahdenkeskisten ja pienryhmäkeskustelujen ympärillä. Voit kuitenkin lisätä Slackin käyttöäsi hyödyntämällä lukuisia integraatioita, jotka voivat välittää tietoa Slackin ja muiden organisaatiosi mahdollisesti käyttämien alustojen välillä.

Slack-tiimin kanssa pääset käyntiin muutamassa minuutissa, ja chatin käyttöliittymä on kohtuullisen helppokäyttöinen ihmisille, joilla on kokemusta online-viestintäjärjestelmistä.

Hinnoittelu
Slackilla on porrastettu hinnoittelujärjestelmä. Ilmainen versio sisältää rajoitetun viestihistorian ja rajalliset integraatiot.

Zoomaus - videoneuvottelu

Zoom sisältää videoneuvottelut, näytön jakamisen, chatin ja videotallentamisen perustilauksessa. Melko intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta osallistujien on suhteellisen helppo navigoida istunnon aikana.

Tilin luominen on nopeaa, mutta sinun tulee käyttää muutama minuutti kokouksen aloittamisen säätimiin tutustumiseen, jotta tiedät missä kaikki on silloin, kun tarvitset sitä. Videopuhelun käyttöliittymän ohjaimet ovat melko yksinkertaisia, ja useimmat käyttäjät voivat tarvittaessa nähdä, kuinka pääset chattiin tai jakamaan näyttöjä. Korkeammat tilaustasot antavat sinulle enemmän työkaluja, kuten pienryhmähuoneita, joista voi olla apua, jos koordinoit keskustelua suuremman ryhmän kanssa.

Hinnoittelu
Zoomissa on porrastettu hinnoittelujärjestelmä. Ilmaisessa versiossa käyttäjät voivat isännöidä jopa 100 osallistujaa, siinä on rajattomasti henkilökohtaisia ​​tapaamisia, 40 minuutin rajoitus ryhmäkokouksille ja rajoittamaton määrä kokouksia.

Skype - videoneuvottelu

Skype on toinen vaihtoehto jopa 50 hengen video- tai äänikonferenssipuheluihin. Skypen avulla voit myös soittaa ihmisille, jotka eivät ole alustalla. Skype helpottaa tiedostojen jakamista puhelun aikana, näytön jakamista ja viestien lähettämistä. Yksi suurimmista eroista Skypen ja Zoomin välillä on se, että Skypessä voit hallita yhteystietokirjaa ja soittaa puheluita muiden kanssa sen sijaan, että kutsuisit ihmisiä kokoushuoneeseesi tai järjestäisit videoneuvottelun kuten Zoomissa. Skype toimii enemmän kuin perinteinen puhelinkokemus, kun taas Zoom toimii enemmän kuin virtuaalinen kokoushuone.

Tämä alusta on ollut olemassa jo jonkin aikaa ja se on kokenut melkoisen määrän muutoksia vuosien varrella. Jos olet käyttänyt sitä jonkin aikaa, saatat yllättyä, kun löydät muutamia uusia asioita. Käyttöliittymä on melko navigoitava kaikille, joilla on kokemusta verkkoviestinnästä.

Hinnoittelu
Microsoft tarjoaa erilaisia ​​Skype-versioita tuotteena. Hinta riippuu enimmäkseen puhelujen käytöstäsi.

WhatsApp ryhmä - suojattu viestintä ja puhelu

WhatsApp tarjoaa Internet-pohjaiset puhelut ja päästä päähän -salatut viestit. Sovelluksen avulla voit luoda ja lähettää viestejä erilaisille ryhmille. Se oli alun perin mobiilisovellus, mutta nyt on saatavilla myös työpöytäversio.

WhatsApp järjestää käyttöliittymän chateilla ja puheluilla. Chatit tuovat esiin luettelon ryhmistäsi. Vain muutamalla napautuksella voit avata ryhmän käyttöliittymän, luoda uuden tai lähettää viestin kontaktille. Voit myös määrittää nykyisen tilan, jotta tiimisi tietää, milloin olet käytettävissä.

Hinnoittelu
WhatsApp on täysin ilmainen.

Todennäköisesti sinulla on jo olemassa oleva dokumentaatiovarasto – järjestelmä tietojen seurantaa varten, jota kaikki tarvitsevat. Jos et, tämä on tilaisuus luoda sellainen.

Jopa palattuasi toimistoon, on arvokasta, että sinulla on luotettava paikka tiedoille, kun ihmisillä on kysyttävää. Tallenna tiimisi käytännöt, projektipuheenvuorot, retrospektiivit, kokousmuistiinpanot ja aivoriihi-ideat ennustettavissa olevaan paikkaan, niin kaikki organisaatiosi jäsenet hyötyvät siitä riippumatta. Nämä työkalut auttavat sinua saamaan dokumentaatiosi kuntoon.

Google Docs – tekstinkäsittely, asiakirjat, laskentataulukot

Google-dokumentteja pidetään usein Microsoft Wordina, mutta Internetissä. Vaikka se mallintaa itsensä tekstinkäsittelyohjelmalla, siitä on todella tullut paljon enemmän kuin Word-klooni. Siitä on nyt tullut defacto digitaalinen asiakirjatyökalu. Sen toiminnallisuus on pohjimmiltaan melko yksinkertainen, ja sen pitäisi olla tuttu kaikille tekstinkäsittelyohjelmaa käyttäville. Google-dokumentit voivat kuitenkin tuoda tietoja, kaavioita ja taulukoita näistä tuotteista, koska se on yhteydessä koko Google Drive -tuotevalikoimaan, mukaan lukien Google Sheets ja Google Slides. Se voi myös suorittaa mukautettuja komentosarjoja.

Jos olet käyttänyt tekstinkäsittelyohjelmaa, sinulla ei pitäisi olla vaikeuksia aloittaa asiakirjan luominen Google-dokumenteissa. Näiden asiakirjojen järjestäminen voi olla hieman haastavampaa. Google-dokumentit ovat osa Google Drivea, jossa voit järjestää asiakirjoja, taulukoita ja esityksiä eri tavoilla. Lopulta luot oman tiedostojärjestelmän Google Driveen, toisin kuin tietokoneesi tiedostojärjestelmä. Muiden Google-tuotteiden tapaan, jos sinulla on henkilökohtainen G Suite -tili ja työ G Suite -tili, kulloinkin käyttämäsi tilin hallinta voi olla haasteellista.

Hinnoittelu
Ilmainen kaikille G Suiten käyttäjille.

Jonottaa – dokumentointi ja projektinhallinta

Coda on dokumentaatiojärjestelmä, jonka tarkoituksena on yhdistää useita säikeitä. Codan ainutlaatuinen arvo on kyky sisältää eri tiedostotyyppejä yhdessä tilassa. Diat, laskentataulukot ja taulukot voivat olla saman asiakirjan sisällä sen sijaan, että sinun pitäisi liikkua eri tuotteiden välillä. Tästä on eniten hyötyä, jos sinulla on erilaisia ​​resursseja, joita sinun on yhdistettävä projektia työskennellessäsi.

Koska voit tehdä monia erilaisia ​​asioita ja hyödyntää monia erilaisia ​​integraatioita, on hyödyllistä katsoa Codan malligalleriaan saadaksesi käsityksen siitä, mikä on mahdollista. Tämä on erityisen tärkeää, jos tyhjä kangas on mielestäsi ylivoimainen etkä ole varma työsi järjestämisestä.

Hinnoittelu
Coda tarjoaa porrastetun suunnitelmajärjestelmän. Ilmainen versio sisältää rajattomat editorit ja Doc Makers, rajattomat katseluohjelmat, rajoitettu asiakirjakoko, alhaiset automaatiokiintiöt, rajoitetut integraatiot (vaikkakaan ei yleisiä työkaluja, joita todennäköisesti tarvitset), 7 päivän versiohistoria, reaaliaikainen yhteistyö, rajattomat kansiot ja yhteisön tuki.

Käsite – dokumentointi ja projektinhallinta

Notion on uusi tulokas, jota pidetään usein Google-dokumenttien kilpailijana. Todellakin, se yrittää yhdistää niinkin erilaisia ​​työkaluja kuin Evernote, Trello ja Airtable yhdeksi. Käsitteen avulla voit luoda ja järjestää asiakirjoja, jotka voivat tehdä paljon enemmän kuin käsitellä sanoja. Notionin asiakirjat voivat sisältää tehtäväluetteloita, kalentereita, tietokantoja ja paljon muuta. Jos tarvitset paikan asiakirjojen järjestämiseen ja niistä johtuvien tehtävien hallintaan, Notion voi olla yhden luukun ratkaisu näihin ongelmiin.

Notionin käsitys sivuista ja organisaatiosta voi olla aluksi hämmentävä. Sinulla tulee olla selkeä näkemys siitä, mitä asiakirjoja haluat tallentaa Notioniin, ennen kuin sukellat. Se voi ratkaista monia erilaisia ​​​​ongelmia, joten selvitä käyttötapasi ennen kuin joudut ylikuormittumaan.

Hinnoittelu
Käsitteellä on porrastettu suunnitelmajärjestelmä. Ilmainen versio tarjoaa rajoittamattoman määrän jäseniä ja vieraita, 1 000 'lohkoa' (todellisuudessa sisältöosia) ja 5 Mt tiedostotallennustilaa.

evernote - dokumentointi

Evernotella on pitkä historia henkilökohtaisena muistiinpanosovelluksena. Sen avulla ihmiset ovat pitkään voineet kirjoittaa muistiinpanoja, kerätä tietoja verkosta ja järjestää tietoja vankan merkintä- ja luokittelujärjestelmän avulla, mikä tekee siitä suositun tutkimustyökalun. Jotkut eivät ehkä tiedä, että Evernotessa on myös yhteistyöominaisuuksia hintaan. Evernoten liiketoimintasuunnitelmassa on Spaces-niminen ominaisuus, joka kerää tiimin muistiinpanoja ja dokumentteja yhteen Drive-tyyppisessä muodossa.

Evernotea voidaan käyttää hyvin yksinkertaisesti vain muistiinpanojen kirjoituspaikkana. Mutta siinä on kerroksia ja ominaisuuksia, jotka kestävät tehokkaimpia tehokäyttäjiä. Sen verkkoleikkurin avulla voit tallentaa verkkosivuja ja PDF-tiedostoja verkosta ja tallentaa ne Evernote-tilillesi. Voit käyttää merkintöjä ja hakua suodattaaksesi muistiinpanojasi loputtomilla tavoilla.

Hinnoittelu
Evernotella on porrastettu suunnitelmajärjestelmä. Ilmainen versio sisältää täydelliset muistiinpano-ominaisuudet sekä merkitsemisen ja haun, ei muistiinpanojen jakamista.

Projektinhallinnan työkalut kattavat yksinkertaisista alustoista, jotka hallitsevat yhtä komponenttia, suuriin tuotteisiin, jotka kattavat monenlaisia ​​organisaatiossa mahdollisesti tarvittavia toimintoja.

Trello – projektinhallinta

Trello on kätevä visuaalinen järjestelmä tehtävien organisointiin korttien ja listojen avulla. Voit rakentaa tiimillesi parhaiten sopivan työnkulun, jossa kohteita voidaan siirtää nopeasti ja helposti niiden tilan perusteella. Trello on myös ottanut käyttöön sääntöjä ja integraatioita, jotka voivat auttaa pitämään organisaatiorakenteen hallittavana. Trellolla on myös malleja siltä varalta, että tarvitset ideoita, kuinka voit hyödyntää sen toimintoja parhaalla mahdollisella tavalla.

Käyttöliittymä on melko suoraviivainen eikä ylivoimainen tapa, jolla jotkin projektinhallintaympäristöt voivat olla. Trello tekee vähemmän kuin jotkin muut alustat, mutta se voi olla hyvä asia, koska se tekee sen mitä se haluaa tehdä hyvin ja ilman liiallisia toimintoja.

Hinnoittelu
Trellolla on porrastettu suunnitelmajärjestelmä. Ilmainen versio sisältää rajoittamattoman määrän henkilökohtaisia ​​tauluja, rajattomasti kortteja, rajoittamattomia listoja, 100 Mt:n tiedostojen latausrajan, 10 joukkuelautaa ja rajoitetun automaation.

Ilmastoitu – tietojen hallinta ja organisointi

Paras tapa ajatella Airtablea on supervoimia sisältävä laskentataulukko. Airtablen avulla voit järjestää tiedot tutussa taulukkomuodossa, mutta se voi sitten muuttua Trellon kaltaisiksi kanbantauluiksi, kalentereiksi ja visuaalisiksi gallerioiksi. Voit määrittää mukautettuja lomakkeita, jotka syöttävät käyttäjän syötteen Airtable-tietokantaan. Ammattikäyttäjille Airtablessa on 'Blocks', jotka lisäävät taulukoihin lisälaajennustoimintoja, kuten geokoodauksen, kaaviot ja jopa tavan suunnitella verkkosivuja taulukossasi olevien tietojen perusteella.

Airtable käyttää ainutlaatuista kieltä kuvaamaan sen toimintoja. Sitä, mitä saatat yleisesti ajatella laskentataulukona tai tietokannana, kutsutaan 'pohjaksi'. Siinä on 'Blocks' (ammattikäyttäjille), jotka sisältävät laajennustekniikoita tukikohtiisi. Kun pääset yli kielen, Airtable on erittäin joustava taulukkolaskentatyökalu, joka antaa sinulle hyödyllistä valtaa Google Sheetissä.

Hinnoittelu
Airtablella on porrastettu suunnitelmajärjestelmä. Ilmainen versio sisältää rajattomat kannat, 1 200 tietuetta tukiasemaa kohti, 2 Gt liitetilaa tukiasemaa kohti ja kahden viikon versiohistorian.

Alue – projektinhallinta

Range käsittelee työtä, jossa tiedetään, kuka tekee mitä ja missä joukkueet ovat tavoitteiden suhteen. Range helpottaa yksittäisten tehtävien suunnittelua ja ryhmien sisäänkirjautumisia aikatauluineen ja hyötyy laajasta integraatiosta todennäköisesti käyttämiesi sovellusten kanssa, kuten Slackin, Google Driven, Kalenterin, Trellon ja Githubin kanssa.

Siinä on ystävällinen käyttöliittymä, ja käyttöönottoprosessi opastaa sinua sen käytössä. Vinkit ja esimerkit ovat saatavilla kaikissa näkymissä, kunnes hylkäät ne.

Hinnoittelu
Alue on ilmainen enintään 10 hengen ryhmille. Se on 14 dollaria kuukaudessa jokaista lisäjoukkuetoveria kohden.

maanantai – dokumentointi ja projektinhallinta

Monday on hallituksen järjestämä järjestelmä projektien ja työnkulkujen hallintaan. Integraatiot muodostavat yhteyden sovelluksiin, joita saatat jo käyttää. Eri näkemykset, kuten työmäärä ja aikajanat, esittävät työn tilan hyödyllisillä tavoilla, mikä helpottaa tekemisen ja ajankohdan mittaamista. Toiminnallisuus voidaan automatisoida koodittomilla automaatiorutiineilla, jotka voivat virtaviivaistaa tehtäviä.

Sivusto tarjoaa paljon toimintoja, mutta uusien tilien käyttöönottoprosessi opastaa sinua uuden hallituksen perustamisprosessin läpi. Käyttöliittymässä on paljon käytettävissä, joten käytettävissä olevien toimintojen ymmärtäminen voi kestää hetken.

Hinnoittelu
Maanantaina on porrastettu suunnitelmajärjestelmä, jossa hinnoittelu perustuu käyttäjämäärään. Perussuunnitelma, joka on 39 dollaria viidelle käyttäjälle kuukaudessa, tarjoaa rajoittamattoman määrän tauluja, 20 saraketyyppiä, Kanban-näkymän, upotetut lomakkeet, 5 Gt tallennustilaa ja viikon toimintalokin.

Tämän luettelon kaksi viimeistä kohdetta ovat melko vankkoja projektinhallintaalustoja, jotka voivat olla enemmän kuin etsimäsi, jos yrität vain korjata työnkulun väliaikaisia ​​aukkoja. Jos olet kuitenkin valmis arvioimaan intensiivisempiä projektinhallintaalustoja, nämä ovat kaikki yhdessä vaihtoehdot harkittavaksi.

Asana – All-in-one-dokumentaatio, projektinhallinta ja viestintäalusta

Asana on laajamittainen projektinhallintaalusta, joka pystyy käsittelemään erilaisia ​​sovelluksia markkinoinnin, myynnin, toimintojen, tuotteiden ja erilaisissa työnkulun hallinnan tarpeissa. Sen kaikkia toimintoja on vaikea kuvailla ytimekkäästi, koska Asana käsittelee useita projektinhallintatiloja. Se kattaa suuren osan yllä olevien tuotteiden yhdistelmän toiminnoista, mukaan lukien viestintä, tehtävien hallinta, aikataulut, projektin työnkulku ja paljon muuta.

Hinnoittelu
Asanalla on porrastettu suunnitelmajärjestelmä. Ilmainen versio sisältää tehtävienhallinnan; luettelo-, taulu- ja kalenterinäkymät; valtuutetut ja eräpäivät; jopa 15 joukkuetoveria ja sovellusintegraatioita.

Basecamp – All-in-one-dokumentaatio, projektinhallinta ja viestintäalusta

Basecamp, jonka on rakentanut etätyöskentelyä edelläkävijänä ennen viileää ollut yritys, lupaa ratkaista kaikki tärkeimmät työkalutarpeesi yhdessä kokonaisvaltaisessa ratkaisussa. Basecampissa luot projekteja. Projekteissa voit luoda tehtävälistoja, määrittää tehtäviä, lähettää ilmoituksia tiimin jäsenille, ajoittaa kokouksia, jakaa asiakirjoja ja aloittaa ryhmäkeskusteluja. Kaikella tällä kaikella Basecamp voisi teoriassa korvata Google Docsin, Slackin, Dropboxin, Trellon ja Asanan.

Basecamp korostaa voimakkaasti etätyön asynkronisuutta. Jos etsit ratkaisua, jonka avulla voit työskennellä ihmisten kanssa eri aikatauluissa, eri paikoissa, erilaisilla etäviestintäkyvyillä, Basecamp on erityisen mielenkiintoinen ratkaisu.

Basecampin kaltaisen tuotteen ostaminen tarkoittaa sen koko tuotehallintafilosofian ostamista. Se todella toimii joillekin ihmisille ja sammuttaa toiset. Mutta jos olet valmis kattavaan ratkaisuun, käytä aikaa Basecampin oppimiseen, ja se opettaa sinulle paljon siitä, mikä toimii organisaatiossasi ja mikä ei.

Hinnoittelu
99 dollaria kuukaudessa rajoittamattomille käyttäjille ja projekteille.

Tyler Fisher on apulaisjohtaja, teknologia, osoitteessa Uutiset Catalyst . Hänet tavoittaa osoitteesta tyler@newscatalyst.org ja Twitterissä osoitteessa @tylrfishr .

Heather Bryant on apulaisjohtaja, tuote, osoitteessa Uutiset Catalyst . Hänet tavoittaa osoitteesta heather@newscatalyst.org ja Twitterissä osoitteessa @hbcompass .

News Catalyst auttaa uutisorganisaatioita muuttamaan itsensä kestäviksi digitaalisiksi yrityksiksi.