Hallitseminen puhelimitse? 10 ideaa parempaan neuvottelupuheluun

(Kuva DepositPhotosin kautta)

Kuinka voin hallita ihmisiä, joita en näe?

Tämä on kysymys, jonka saan useilta esimiehiltä, ​​jotka työskentelevät etähenkilöstön ja freelance-työntekijöiden kanssa ja kommunikoivat heidän kanssaan Skypen, Google Hangoutsin, sähköpostin, online-chatien ja, kyllä, puhelimen kautta.

Esimiesten kysymästä käy selvästi ilmi, että viestintätekniikan innovaatioista huolimatta on edelleen haastavaa kommunikoida tehokkaasti toisella paikkakunnalla työskentelevien ihmisten kanssa.

Muistan haasteen hyvin. Ensimmäisessä toimeksiantotyössäni The Philadelphia Inquirerissa koordinoin lehden uutisointia New Jerseystä ja opin paljon kasinopelaamisesta, karpalomaisista, Superfund-myrkkyjätepaikoista ja korruptoituneista poliitikoista. Koska olin Philadelphiassa ja suurin osa henkilöstöstäni työskenteli toimistoissa, jotka sijaitsevat Trentonissa ja osoittaa etelään, opin myös paljon puhelimitse johtamisesta.

Sen jälkeen kuluneiden vuosien aikana (ja niitä on ollut useita) puhelimen käyttööni on liittynyt usein ihmisryhmien kokoamista neuvottelupuheluita varten. Jotkut kutsuttiin tekemään ilmoituksia tai jakamaan tietoja. Toiset tarjosivat tavan pohtia ideoita tai keskustella lähestymistavoista ongelmaan. Jotkut pidettiin kuukausittain, viikoittain tai jopa päivittäin, jotta hajautetun henkilöstöni jäsenet voisivat kertoa toisilleen ja suunnitella yhdessä. Ja jotkut kutsuttiin käsittelemään tiettyjä, kertaluonteisia asioita.

Äskettäin kuulin johtajalta, joka kysyi vinkkejä tehokkaan neuvottelupuhelun helpottamiseksi. Tunnustan, että tämä on taidetta, ei tiedettä ja että sinun tulee räätälöidä yksilöllinen lähestymistapasi ryhmäsi ainutlaatuisiin tarpeisiin ja ominaisuuksiin, tarjoan nämä ideat. Toivottavasti niistä on apua.

1 . Tunne osallistujat. Ensimmäinen askel onnistuneessa neuvottelupuhelussa tapahtuu kauan ennen kuin kukaan soittaa. Sinun on tunnettava osallistujat – ja heidän on tunnettava sinut. Vieraile siis syrjäisissä paikoissasi niin usein kuin mahdollista. Osaa yhdistää kasvot ääniin. (Työskentelin kahden freelance-soittajan kanssa Jerseyssä neljä vuotta, enkä tavannut heitä henkilökohtaisesti.) Et ehkä voi käydä toimiston henkilökunnan ja freelancerien luona joka viikko tai edes joka kuukausi, joten kun voit, tee vierailustasi tärkeä käsitellä työasioita, joiden avulla jokainen teistä näkee toisen toiminnassa.

kaksi. Asettaa tavoite. Vaikka puhelu järjestettäisiin joka viikko, jossa keskustellaan asioista, kuten tulevasta sunnuntaiversiosta, verkkosivustosi mittareista tai pitkän aikavälin projektin edistymisestä, aseta jokaiselle kutsulle selkeä tavoite. Jos haluat vain varmistaa, että kaikki tietävät, mitä heidän kollegansa työskentelevät, voit pyytää kaikkia lähettämään jotain kirjallisesti ja jättämään kokouksen. Mutta jos haluat tunnistaa viikon parhaan tarinan ja jakaa ideoita sen esittelyyn, varmista, että kaikki puheluun osallistuvat tietävät sen etukäteen – ja autat sen toteuttamisessa. Muista, että jos kutsut minut puheluun, minun on ymmärrettävä, miksi olen paikalla ja mitä minun odotetaan edistävän sen menestystä. Se alkaa, kun ymmärrän tavoitteesi. (Ja ole realistinen. Et voi luoda sosiaalisen median strategiaa yhdessä 60 minuutin puhelussa. Voit kuitenkin sopia prosessista ja antaa tehtäviä projektissa mukana oleville. Se on edistystä.)

3. Valmistele esityslista. Ja jaa se. Ennen puhelua lähetä osallistujille sähköposti, joka sisältää puhelun tavoitteen ja mahdolliset erityiset keskustelukohdat. Kerro minulle etukäteen, mistä aiomme keskustella, antaa minulle mahdollisuuden pohtia asiaa ja sitä, mitä voisin auttaa. Jos olen introvertti, olet vain auttanut minua paljon. Liitä sähköpostiin myös puheluun osallistuvien nimet. Se auttaa minua hahmottamaan, kuka istuu tämän virtuaalisen neuvottelupöydän ympärillä.

4. Aloita (ja lopeta) ajoissa. Jos henkilökohtaisen tapaamisen järjestäminen on vaikeaa, kun ihmiset saapuvat koko ajan, se on vielä vaikeampaa, kun he osallistuvat neuvottelupuheluun sen alkamisen jälkeen. Jos puhelun on määrä alkaa klo 14, aloita se klo 14. ja seurata niitä, jotka saapuvat kroonisesti myöhässä. Ja omalta osaltasi varmista, että lopetat puhelun, kun sanoit sen päättyvän.

5. Ota rulla. Puhelun alussa pidän puhelun osallistujista ilmoittavan läsnäolostaan. Tällä saavutetaan kaksi asiaa: se auttaa osallistujia hahmottamaan, kuka istuu virtuaalisen neuvottelupöydän ympärillä; ja se antaa minulle mahdollisuuden tehdä tarkistuslistan puhelun osallistujista – jotta voin varmistaa, että kaikkien ääni kuuluu.

6. Aseta odotukset osallistumiselle. Kutsu ihmisiä. Neuvottelupuheluissa, kuten kaikissa kokouksissa, voit lähettää erilaisia ​​viestejä, kuten: 'Tarvitsemme kaikkien tässä organisaatiossa olevien ideoita.' 'Kovimmilla äänillä ei ole etua.' 'Suhtaudumme kaikkien ideoihin kunnioittavasti.'

Liian monet neuvottelupuhelut, kuten liian monet henkilökohtaiset tapaamiset, rikkovat näitä periaatteita, ja organisaatio on sille köyhempi. Seuraa ohjaajana sitä, kuka puhuu, ja kysy hiljaisilta, mitä he ajattelevat. Jos joku aikoo puhua 26^thaika, sano kohteliaasti: 'Ennen kuin puhut, William, miksi emme kuule Susanista?' Älä unohda, tämä on sinun soittaa puhelimella.

Ja ole varovainen hillitsemässä osallistumista mielipiteilläsi - sanoillasi on paljon painoarvoa. Muista jälleen, että kokous on sinun. Voit puhua milloin haluat. Joten anna muiden mennä ensin.

7. Pysy raiteilla. Pidä silmäsi tavoitteessasi ja keskustelussa. Kun keskustelu, jonka tarkoituksena on tuoda esille ajatuksia suorituskyvyn parantamiseksi määräajassa, vajoaa kiistoihin siitä, kuka teki mitä yhtenä iltana lokakuussa, ota asiat hallintaan. Toista tavoite ja tee yhteenveto ryhmän edistymisestä tähän mennessä. Jatketaan sitten keskustelua.

8. Älä pelkää hiljaisuutta. Neuvottelupuhelun hiljaisuuden tulkitseminen on taidetta. Monet ohjaajat olettavat, että hiljaisuus tarkoittaa keskustelun pysähtymistä ja heidän vastuullaan on aloittaa keskustelu. Mutta muista hyvän toimittajan vastaus hiljaisuuteen: anna sen roikkua. Haastateltava usein täyttää sen – ja joskus vie keskustelun syvemmälle. Tai vastaa hiljaisuuteen muotoilemalla keskustelun kohteena oleva kysymys uudelleen; kysy kysymys, joka auttaa ryhmää tarkastelemaan asiaa eri näkökulmasta. Bottom line: Älä anna hiljaisuuden saada sinut keskeyttämään keskustelua liian nopeasti. Sillä voi silti olla hyviä paikkoja mennä.

9. Sovi seuraavista vaiheista. Kun olet lähestymässä puhelun loppua, tee yhteenveto siitä, mitä ryhmä on saavuttanut, liitä se kokouksen asetettuun tavoitteeseen ja ehdota seuraavia vaiheita. Mitä aiot tehdä kokouksen tuloksilla? Mitä tarvitset muiden puhelussa olevien tekevän? Kuka raportoi seuraavan puhelun aikana? Milloin se on? Jätä kaikille selvä käsitys siitä, miksi puhelu oli heidän ajansa tuottavaa käyttöä.

10. Lähetä sähköpostia. Jotkut johtajat pitävät siitä, että joku ottaa puhelun aikana yksityiskohtaiset pöytäkirjat ja jakaa ne osallistujille myöhemmin. Nojaudun yleensä lyhyempään seurantasähköpostiin, jossa teen yhteenvedon siitä, mitä olemme saaneet aikaan ja mitä olemme sopineet olevan seuraavat askeleet. Mutta anna tilanteen ohjata seurantaasi. Jos tavoitteesi oli pohtia ideoita tulevaa vaalikampanjaa varten ja kutsu synnytti 57 ideaa, sähköposti, jossa ne kaikki luetellaan, kertoo ryhmälle, että sillä on paljon hyviä ideoita. Jos tavoitteesi oli merkitä käynnissä olevan henkilöstön koulutusohjelman edistymistä, ytimekäs kappale saattaa riittää.

Tärkeintä on muistaa, että henkilökunnan johtaminen puhelimitse perustuu samoihin perusteisiin kuin henkilökohtaiseen johtamiseen. Menestyksesi nousee ja laskee sen henkilöstön kanssa luomiesi suhteiden laadusta. Ja jokainen vuorovaikutus heidän kanssaan – olipa kyseessä sitten kahdenkeskinen tai ryhmä – vaikuttaa näiden suhteiden laatuun.

Soita pois. (Kiusoittelen vain.)